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El coste llega tarde
Las facturas de subcontratas y material se imputan al cerrar el mes, así que la desviación se ve cuando ya está consumida.
software para constructoras
Software para constructoras que compara el coste real de cada obra con lo presupuestado
Un software para constructoras hecho a medida respeta tu estructura de capítulos y partidas e imputa cada gasto a su obra en el momento en que se produce. Así ves la desviación con la obra todavía abierta, certificas desde el avance real y recibes los partes desde el móvil el mismo día.
- +250 empresas confían en nosotros
- Empezamos por una obra piloto
- Partes desde obra sin cobertura
- Código y datos 100% tuyos
En corto
Un ERP de construcción debe controlar cuatro cosas: el presupuesto por partidas y mediciones, el coste real imputado a cada obra y capítulo, las certificaciones emitidas con su cobro y la producción pendiente. La clave está en imputar cada albarán, cada parte de horas y cada factura de subcontrata en el momento en que se producen, para poder comparar coste real y presupuesto mientras la obra sigue abierta. Alrededor van la comparativa de subcontratas, los acopios, la maquinaria, las retenciones y la documentación de seguridad y salud.
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Lo que duele en obra
La obra se cierra
y no salió
El margen de una obra se decide mientras se ejecuta, pero en muchas constructoras solo se sabe si salió bien cuando ya está terminada y no hay nada que corregir.
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Partes de papel
Las horas y el material se apuntan en un parte que llega a oficina días después y que alguien tiene que teclear.
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Certificar a ojo
La certificación mensual se prepara a mano cruzando mediciones y avance, y siempre bajo presión de fecha.
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Acopios sin control
Material comprado que aparece en la obra equivocada, o que se paga dos veces porque el albarán no se cruzó con el pedido.
El planteamiento
Un software para constructoras mide la obra mientras se hace
El presupuesto de una obra está estructurado en capítulos y partidas, con sus mediciones y sus precios descompuestos. Ese es el lenguaje del sector, y un programa que no lo hable obliga a llevar la obra dos veces: una en el programa de presupuestos y otra en la gestión. Lo primero que hace un sistema útil es respetar esa estructura y usarla como esqueleto para todo lo demás.
A partir de ahí, la regla es simple pero exigente: todo gasto se imputa a una obra y a una partida en el momento en que se produce. El albarán de material que entra, las horas del parte de trabajo, la factura de la subcontrata, el alquiler de la maquinaria y los medios auxiliares. Cuando esa disciplina existe, el coste real por capítulo se puede comparar con lo presupuestado en cualquier momento, y el jefe de obra puede reaccionar con la obra abierta.
La tercera pieza son las certificaciones. Cada mes hay que certificar lo ejecutado, y esa certificación tiene que salir de las mediciones reales de avance, no de una estimación hecha a última hora. Cuando el avance se registra en obra y el sistema calcula la certificación a partir de las partidas ejecutadas, el proceso deja de ser una noche de trabajo y pasa a ser una revisión.
Y la cuarta es el circuito de compra. Comparar ofertas de proveedores y subcontratas partida por partida, adjudicar, generar el pedido, recibir el albarán contra ese pedido y cotejar después la factura. Ese cotejo a tres bandas es lo que evita pagar de más, pagar dos veces o pagar material que acabó en otra obra, y es donde más dinero se recupera sin cambiar nada de la ejecución.
- Estructura de capítulos, partidas y mediciones
- Todo gasto imputado a obra y partida
- Desviación por capítulo con la obra abierta
- Certificaciones desde el avance real
- Comparativa de ofertas partida por partida
- Cotejo de pedido, albarán y factura
La pantalla que decide
Coste real frente
a lo presupuestado
Por capítulo y por partida, con la obra todavía abierta. La desviación en rojo es la que hay que mirar hoy, no en la liquidación final.
Obra de ejemplo, control de coste por capítulo
Esquema de ejemplo
Capítulo
Presupuestado
Coste real
Desviación
Movimiento de tierras
100,0
94,2
-5,8
Cimentación y estructura
100,0
108,6
+8,6
Albañilería y cerramientos
100,0
97,1
-2,9
Instalaciones
100,0
113,4
+13,4
Acabados
100,0
99,5
-0,5
Medios auxiliares y maquinaria
100,0
105,2
+5,2
Total obra
100,0
103,0
+3,0
Cifras en base 100 sobre lo presupuestado en cada capítulo, con datos inventados para explicar la pantalla. No corresponden a ninguna obra ni a ningún cliente.
Qué se monta
Módulos de un ERP de construcción
Se activa lo que necesite tu forma de trabajar. Obra pública, edificación y reforma tienen circuitos distintos y no se fuerzan a encajar en el mismo molde.
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Presupuestos y mediciones
Capítulos, partidas, precios descompuestos y mediciones como esqueleto de toda la obra.
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Comparativa de ofertas
Peticiones a proveedores y subcontratas, comparación partida por partida y adjudicación.
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Coste real por partida
Material, horas, subcontratas y maquinaria imputados a su obra y su capítulo al momento.
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Certificaciones
Certificación mensual calculada desde el avance real, con su estado de emisión y cobro.
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Partes desde obra
Horas, material, medios, fotos y firma desde el móvil, funcionando también sin cobertura.
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Albaranes y acopios
Recepción contra pedido, control de acopios por obra y cotejo a tres bandas con la factura.
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Maquinaria y alquileres
Parque propio y alquilado, imputación por obra según uso y control de fechas de devolución.
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Retenciones y avales
Retención por certificación, plazos de devolución y vencimiento de avales avisado a tiempo.
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En la puerta de la obra
Seguridad, salud
y control de acceso
La documentación de coordinación de actividades empresariales es una de las cargas administrativas que más tiempo consume y que más riesgo tiene, porque el problema no aparece hasta que hay una inspección o, peor, un accidente. Cada empresa que pisa la obra debe tener su documentación en regla, y cada trabajador la suya.
El sistema mantiene el expediente documental de cada subcontrata y de cada trabajador con sus fechas: certificado de estar al corriente, seguro de responsabilidad civil, evaluación de riesgos, formación en prevención, reconocimiento médico y entrega de equipos de protección. Lo importante no es guardar los papeles, es que el sistema avise antes de que caduquen y sepa decir en cualquier momento quién tiene la documentación completa y quién no.
De ahí sale el control de acceso a obra. Con la documentación al día ligada a cada persona y empresa, se puede saber quién está autorizado a entrar hoy y quién no, y registrar las entradas y salidas. Eso sirve para prevención, y sirve también para imputar horas reales a la obra y para saber cuánta gente había el día que ocurrió algo.
El circuito se cierra con la parte documental de la propia obra: el plan de seguridad, el libro de subcontratación, las actas de las reuniones de coordinación y los partes de incidencias. Todo colgando del expediente de la obra, con su fecha y su responsable, en lugar de repartido entre carpetas y correos de varias personas.
- Documentación por empresa y por trabajador
- Aviso antes de que caduque cada documento
- Quién puede entrar hoy en la obra
- Registro de entradas y salidas
- Libro de subcontratación y actas
- Todo colgado del expediente de la obra
La comparación
Excel por obra
frente a sistema único
Casi todas las constructoras llevan un Excel por obra, y funcionan. La pregunta es a qué precio y con cuánto retraso en la información.
Qué comparamos
Un Excel por obra
Sistema a medida
Coste real al día
Al cerrar el mes
En el momento
Desviación por partida
A mano
Sí
Partes desde obra
No
Sí
Certificación desde el avance
Estimada
Calculada
Cotejo pedido, albarán y factura
No
Sí
Documentación de acceso controlada
Carpetas
Con avisos
Vista de todas las obras a la vez
No
Sí
Depende de una persona
Sí
No
Cómo trabajamos
De la obra a ciegas
al margen controlado
Empezamos por el control de coste de una obra piloto, porque es donde el resultado se ve antes y sin arriesgar toda la operativa.
01
5-10 min · gratis
Primera llamada
Nos cuentas cuántas obras llevas a la vez, qué tipo de obra haces y con qué programas trabajas hoy.
02
30-45 min · videollamada
Mapa de la obra
Definimos estructura de capítulos, circuito de compra, cómo certificáis y qué se registra a pie de obra.
03
Primeros resultados en 1 semana
Obra piloto
Montamos presupuesto, imputación de costes y partes móviles sobre una obra real y comparamos con tu Excel.
04
Entrega y después
Extensión y cierre
Lo extendemos al resto de obras, añadimos certificaciones y documentación y conectamos con contabilidad.
Sigue por aquí
De la obra
a la dirección
El control de obra genera los datos y la dirección necesita verlos ordenados. Estas son las piezas que suelen ir juntas.
Preguntas frecuentes
Dudas de las
constructoras
¿Te queda alguna duda? Pregúntanos directamente o escríbenos por WhatsApp: contestamos personas, no bots.
¿Qué debe controlar un ERP de construcción?
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Cuatro cosas por encima de todo: el presupuesto por partidas y mediciones, el coste real imputado a cada obra y a cada partida, las certificaciones emitidas y el estado de cobro, y la producción pendiente. Con eso ya se sabe si una obra gana o pierde dinero mientras todavía se puede corregir. Alrededor van la comparativa de ofertas de subcontratas y proveedores, los albaranes y acopios, el control de maquinaria, las retenciones y avales, y la documentación de seguridad y salud.
¿Cómo se compara el coste real con el presupuesto de la obra?
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La clave es que todo gasto se impute a una obra y a una partida en el momento en que se produce, no al cerrar el mes. Cada albarán de material, cada parte de horas, cada factura de subcontrata y cada alquiler de maquinaria entran con su obra y su partida asignada, y el sistema los acumula contra lo presupuestado en esa misma partida. Así se puede ver la desviación por capítulo mientras la obra está en marcha, que es cuando todavía sirve de algo, y no tres meses después.
¿Se pueden hacer los partes de obra desde el móvil?
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Sí, y es donde más se nota el cambio. El encargado cierra el parte a pie de obra con las horas de cada operario, el material consumido, los medios auxiliares utilizados, las fotos del avance y la firma cuando hace falta. Se diseña para funcionar sin cobertura, porque en muchas obras no la hay, guardando en el propio dispositivo y sincronizando en cuanto vuelve la conexión. En oficina la información aparece el mismo día, no cuando alguien pasa los partes de papel.
¿Se integra con el programa de contabilidad?
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Sí, y es lo recomendable, porque la gestión de obra y la contabilidad resuelven cosas distintas y no conviene forzar una a hacer el trabajo de la otra. El sistema de obra lleva presupuestos, costes, certificaciones y producción, y traspasa a contabilidad las facturas emitidas y recibidas ya imputadas. La vía de conexión depende de lo que permita tu programa contable, así que revisamos su documentación técnica antes de dar plazo y precio.
¿Sirve para llevar varias obras a la vez?
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Sí, está pensado justamente para eso. Cada obra tiene su presupuesto, su coste, sus certificaciones y sus plazos, y por encima hay una vista de conjunto con todas las obras abiertas, su margen previsto frente al real y su avance. Los recursos compartidos entre obras, como la maquinaria, los medios auxiliares o el personal propio, se imputan a cada una según el uso, de forma que ninguna obra cargue con costes que no le corresponden.
¿Cuánto cuesta un software para constructoras?
+
Depende del número de obras simultáneas, de si necesitas partes desde el móvil, del nivel de detalle en el control de costes y de cuántas integraciones hagan falta con contabilidad y con tu programa de presupuestos. Damos precio cerrado por escrito tras la sesión de análisis, sin licencias por usuario, para que dar acceso a más encargados o jefes de obra no encarezca el sistema cada mes.
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