Verifactu
Cambiar de software de facturación por Verifactu, sin perder el histórico
Cuándo compensa cambiar y cuándo no, qué dice la Agencia Tributaria sobre quedarse el programa antiguo para consultar facturas viejas, qué se pierde de verdad al migrar y en qué orden se hace. Comprobado en la sede de la AEAT el 20 de septiembre de 2026.
Respuesta rápida
Antes de cambiar de programa, llama a tu proveedor actual y pregúntale si tiene una versión adaptada al reglamento. Es lo que recomienda la propia Agencia Tributaria, que dice que esa posibilidad «suele ser muy habitual», y es con diferencia lo más barato: conservas el histórico, las series, las plantillas y lo que tu equipo ya sabe hacer.
Cambiar solo compensa si tu fabricante no tiene esa versión o no te da una fecha creíble, si el programa se te ha quedado corto por razones ajenas a Verifactu, o si tu facturación nace dentro de un proceso que ese programa nunca supo modelar.
Paso cero
Antes de cambiar, haz esta llamada
Cuando alguien decide que Verifactu le obliga a cambiar de programa, casi siempre se ha saltado el paso más barato de todos. La Agencia Tributaria, en sus preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación, recomienda consultar con el fabricante del sistema no adaptado por si dispone de una versión adaptada al reglamento, y lo justifica así: «esta posibilidad suele ser muy habitual». Solo después recomienda valorar un sistema adaptado de otro fabricante, la aplicación gratuita de la AEAT si fuera suficiente, o un sistema propio adaptado.
Llama, pero llama bien. Cuatro preguntas, y conviene pedir la respuesta por escrito: si existe una versión adaptada al reglamento, en qué fecha estará disponible para tu instalación, si incluye la declaración responsable de esa versión y cuánto cuesta actualizar. Una respuesta vaga a cualquiera de las cuatro es, en sí misma, una respuesta.
Si la versión existe, actualizar gana casi siempre. No porque sea mejor producto, sino porque no pagas ninguno de los costes de migrar de más abajo, que son reales aunque no salgan en ninguna factura. Si no existe, o la fecha que te dan cae peligrosamente cerca del plazo que te aplica, entonces sí toca moverse, y cuanto antes empieces menos prisa tendrás.
La pregunta legal
¿Puedes quedarte con el programa viejo solo para consultar el histórico?
Es la duda que más se busca de toda la migración, y tiene respuesta publicada por la propia Agencia Tributaria. Las frases importantes van literales y entrecomilladas para que puedas comprobarlas.
La pregunta, tal y como la publica la AEAT
«A partir de 2027 cambiaré de programa de facturación para cumplir con los nuevos requisitos, ¿tengo que eliminar el programa de facturación utilizado hasta 2026 que contiene el histórico, si no cumple con los requisitos de VERI*FACTU, aunque en 2027 ya no lo utilice? o ¿es sancionable su mera tenencia?»
El criterio
Permitido, si y solo si ya no se puede facturar con él
Tener el sistema antiguo no adaptado está permitido, «si y solo si se puede acreditar que con él YA NO se pueden expedir facturas». La carga de acreditarlo es tuya: deja constancia de cuándo y cómo lo hiciste.
Cómo se consigue
Desinstalarlo, o caparlo por fecha
«Normalmente ello se consigue con su desinstalación, pero también se podría modificar el programa para que fuera imposible emitir nuevas facturas a partir de una fecha. De esta forma, ya no constituiría un SIF».
Lo que sí es infracción
Tenerlo y que siga pudiendo emitir facturas
Si después del 1 de enero de 2027, o del 1 de julio de 2027 según a quién corresponda, se detecta la tenencia de un sistema no adaptado con capacidad de emitir facturas, con esa mera tenencia ya se comete la infracción.
La cifra, en su contexto
El artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria sanciona con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio la tenencia de sistemas o programas informáticos que no estén debidamente certificados teniendo que estarlo, o que se hayan alterado. Leído entero, el supuesto es más estrecho de lo que parece cuando la cifra circula suelta: no se sanciona guardar facturas antiguas, se sanciona tener un sistema que debiendo estar certificado no lo está y que sigue pudiendo emitir. La AEAT añade que media, en todo caso, una valoración previa del comportamiento del obligado y de su responsabilidad.
Describimos lo que publica la Agencia Tributaria, no damos asesoramiento fiscal. Para tu caso, y sobre todo para decidir cómo acreditas que el sistema ya no puede facturar, consulta con tu asesoría. La respuesta completa está en las preguntas frecuentes de SIF y VERI*FACTU de la sede de la AEAT.
El corazón de esta página
La trampa de la exportación
Toda la recomendación oficial descansa sobre una suposición: que tu programa te deja sacar tus datos. Casi siempre es cierto, pero no siempre, y el contraejemplo lo publica la propia Administración.
Lo que recomienda la AEAT
Exporta y no conserves el sistema
«Prácticamente todos los programas de facturación tienen entre sus utilidades la exportación de los registros generados con ellos, sin que sea necesario, por tanto, conservar el SIF mismo. Esta posibilidad es la más aconsejable de cara a asegurar no incurrir en modo alguno en el presupuesto de hecho de la infracción».
Publicado en las preguntas frecuentes de SIF y VERI*FACTU. Es un buen consejo y es el que seguiríamos nosotros.
Lo que dice la aplicación gratuita de la AEAT
De esta no se exporta
«Gestión exclusiva en la aplicación: las facturas y los registros generados solo pueden gestionarse desde esta misma aplicación. No es posible exportar registros para continuar la facturación en otro sistema informático de facturación (SIF)».
Publicado en la ayuda de la aplicación gratuita VERI*FACTU de la AEAT, comprobado el 20 de septiembre de 2026.
Esto no es una pulla a la aplicación gratuita, que nos parece perfectamente recomendable y así lo decimos en nuestra comparativa de software de facturación. Es un aviso práctico para quien la elija: cuesta 0 €, cumple y no tiene límite de facturas, pero la salida no está prevista. Si dentro de tres años creces, empiezas a emitir tickets o necesitas almacén, los registros que hayas generado se quedan dentro.
La conclusión útil no va solo de esta aplicación, va de todas: comprueba cómo se sale de un sistema antes de entrar, no después. Son tres preguntas al comercial, y hay que hacerlas antes de firmar, cuando todavía tiene interés en contestarte. ¿Puedo exportar todas mis facturas y todos mis registros de facturación? ¿En qué formato y con qué campos? ¿Cuánto tiempo mantengo el acceso a mis datos si dejo de pagar?
Quien hace esas tres preguntas al entrar no tiene esta conversación al salir. Quien no las hace descubre el problema el peor día posible: cuando ya ha decidido irse.
Sin adornos
Qué se pierde de verdad al migrar
Una migración se vende como un trámite de un fin de semana y casi nunca lo es. Esto es lo que se paga de verdad, y lo contamos también cuando quien migra nos contrata.
El histórico, si la exportación no sale limpia
La más grave y la más silenciosa: no te enteras el día del cambio, sino dos años después, cuando alguien pide una factura de 2024 y no aparece. Por eso el primer paso es exportar y el segundo comprobar la exportación.
La continuidad de series y numeración
Cada sistema lleva las series a su manera. Sin acordar el corte con antelación aparecen saltos de numeración, duplicados o series que arrancan de cero a mitad de ejercicio.
Las plantillas de factura
El diseño, el logotipo, las condiciones de pago, los textos legales que llevabais años ajustando. Se rehacen, y casi nunca quedan idénticas a la primera.
Las integraciones que tenías montadas
La tienda online, el banco, la gestoría, la hoja de cálculo que alguien conectó hace años. Cada una hay que rehacerla, y alguna puede no existir en el sistema nuevo.
Los automatismos
Facturas recurrentes, recordatorios de cobro, avisos de vencimiento. Funcionaban solos, y por eso nadie se acuerda de ellos hasta que un mes no sale lo que salía siempre.
El tiempo de formación del equipo
Cuenta semanas, no horas, y en las personas que facturan a diario. Es un coste real aunque no aparezca en ninguna factura.
Y la que nadie cuenta: las excepciones aprendidas
Tu gente sabía resolver el abono raro, el cliente con retención, el pedido que se factura a medias, el descuento que iba a mano en un sitio concreto. Ese conocimiento vivía en las manías del sistema viejo, y en el nuevo hay que volver a resolverlo caso por caso. Presupuesta ese mes.
El orden importa
Cómo se migra el histórico, en orden
No es una lista de tareas, es una secuencia. Cambiar el orden de los dos primeros pasos o del último es lo que convierte una migración tranquila en un problema.
01
Exporta antes de dar de baja nada
Es el paso que más veces se hace tarde y el único que no tiene arreglo. Mientras el contrato siga activo y la licencia funcione, saca todo: facturas emitidas, registros de facturación, clientes, productos, series y numeración. El día que caduca la suscripción suele caducar también tu acceso a los datos.
02
Comprueba que la exportación abre y está completa
Un fichero descargado no es una exportación válida. Ábrelo, cuenta los registros y cuádralos contra las facturas de cada ejercicio. Revisa sobre todo las rectificativas, los importes con varios tipos de IVA y los años más antiguos, que es donde aparecen los huecos.
03
Decide qué se migra y qué se archiva
No todo tiene que entrar en el sistema nuevo. Lo habitual es migrar clientes, artículos, series y las facturas del ejercicio en curso, y archivar el resto en un formato que puedas leer sin el programa viejo. Cargar quince años de facturas suele dar más problemas que valor.
04
Acuerda el corte por fecha y la numeración
Fija un día a partir del cual toda factura sale del sistema nuevo, y decide antes si continúas la numeración o abres serie nueva. Es una decisión de cinco minutos que, sin tomar, produce duplicados o saltos de número que luego hay que explicar.
05
Haz un periodo de solape
Unas semanas con el sistema nuevo emitiendo de verdad y el viejo accesible solo en consulta. Sirve para descubrir las excepciones que nadie te contó sin bloquear la facturación del mes.
06
Solo al final, desinstala o capa el sistema viejo, y deja constancia
Con la exportación comprobada y el sistema nuevo funcionando, cierra el viejo de forma que no pueda expedir facturas y guarda constancia de cuándo y cómo se hizo. Es el paso que te coloca en el supuesto que la AEAT considera permitido.
Los plazos vigentes son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Una migración con solape necesita semanas, no días, así que cuenta hacia atrás desde la fecha que te aplica y no desde hoy.
El otro desenlace
Cuando la respuesta no es cambiar de programa, sino desarrollar a medida
Hay empresas que llevan años saltando de un programa a otro y en todos acaban igual: con una hoja de cálculo al lado. Cuando eso pasa, el problema no era el programa. Es que la factura no nace ahí: nace en una obra, en un expediente, en una ruta, en un parte de trabajo, y alguien la traduce a mano cada vez. Cambiar de producto solo cambia la pantalla donde se teclea.
Las señales son reconocibles. Que vuestra tarificación no la modele ningún producto, porque va por tramos, por consumo, por convenio o por certificación de obra. Que cada mes haya que recalcular importes fuera del sistema antes de facturar. Que necesitéis que la factura salga sola al cerrarse un hito. O que el coste por usuario y por módulo haya dejado de compensar según ha crecido la plantilla.
Y el aviso más importante, que va en contra de lo que nos interesaría vender: si ya tienes un sistema propio que funciona y lo único que le falta es cumplir, lo correcto casi siempre es adaptarlo, no sustituirlo. Sale más barato, tarda menos y no pagas ninguno de los costes de migrar de más arriba. Lo que hay que construir es solo la capa de Verifactu, explicada pieza a pieza en integrar tu ERP o tu software propio con la AEAT.
Si aun así hay que construir, nuestras horquillas están publicadas en precios de software a medida en 2026: de 5.000 a 12.000 €, de 8.000 a 18.000 € y de 30.000 a 100.000 € o más según el alcance. Son horquillas nuestras, de Speed Paradigm, no cifras oficiales ni una media del mercado. Y antes de pedirnos presupuesto, lee la comparativa con los programas que ya existen: si tu caso lo resuelve uno de ellos, ahí lo decimos.
¿Puedo tener instalado mi programa de facturación antiguo en 2027 solo para consultar el histórico?
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Según la AEAT en sus preguntas frecuentes sobre SIF y VERI*FACTU, sí, pero con una condición estricta: tener un SIF antiguo no adaptado estaría permitido «si y solo si se puede acreditar que con él YA NO se pueden expedir facturas». Y añade cómo se consigue: «Normalmente ello se consigue con su desinstalación, pero también se podría modificar el programa para que fuera imposible emitir nuevas facturas a partir de una fecha. De esta forma, ya no constituiría un SIF». Si después del 1 de enero de 2027, o del 1 de julio de 2027 según a quién corresponda, se detecta la tenencia de un sistema no adaptado con capacidad de emitir facturas, la mera tenencia comete la infracción.
¿Cuál es la sanción por tener un programa no adaptado?
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El artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria sanciona con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio la tenencia de sistemas o programas informáticos que no estén debidamente certificados teniendo que estarlo, o que se hayan alterado. Conviene leerlo sin alarmismo: el supuesto es tener un sistema que debiendo estar certificado no lo está y que conserva la capacidad de emitir facturas. Si acreditas que ya no se puede facturar con él, la propia AEAT dice que podría no vulnerarse la normativa, y su respuesta precisa que media una valoración previa del comportamiento del obligado y de su responsabilidad.
¿Tengo que conservar el programa viejo para guardar el histórico?
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La AEAT dice que no, y recomienda lo contrario. Su respuesta es esta: «Prácticamente todos los programas de facturación tienen entre sus utilidades la exportación de los registros generados con ellos, sin que sea necesario, por tanto, conservar el SIF mismo. Esta posibilidad es la más aconsejable de cara a asegurar no incurrir en modo alguno en el presupuesto de hecho de la infracción». Dicho de otra forma: exporta, guarda lo exportado y quítate el programa de encima.
¿Y si mi programa actual no deja exportar?
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Entonces tienes un problema que no se arregla el día del cambio, y por eso hay que preguntarlo antes de entrar en cualquier sistema. Hay un ejemplo público y oficial: la ayuda de la aplicación gratuita de la AEAT dice que «las facturas y los registros generados solo pueden gestionarse desde esta misma aplicación» y que «No es posible exportar registros para continuar la facturación en otro sistema informático de facturación (SIF)». No es un defecto oculto, está publicado. Compruébalo en cada opción antes de contratar.
¿Me conviene cambiar de programa o esperar a que el mío se adapte?
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Primero pregunta, luego decide. La propia AEAT recomienda consultar con el fabricante del SIF no adaptado por si dispone de una versión adaptada al reglamento, «ya que esta posibilidad suele ser muy habitual». Si la tiene, actualizar es casi siempre más barato, más rápido y menos arriesgado que migrar: conservas el histórico, las series, las plantillas y el conocimiento del equipo. Solo si no la tiene, o si no te da una fecha creíble, toca valorar otro sistema.
¿Y si mi sistema es propio, hecho a medida?
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Entonces la pregunta no es a qué programa te cambias, sino si lo adaptas o lo sustituyes, y adaptar suele salir bastante más barato. Lo que hay que construir es la capa de Verifactu sobre lo que ya funciona, y se puede programar entera o delegar en una API especializada. Está explicado pieza a pieza, con el artículo que exige cada una, en nuestra página de integración técnica.
Sigue por aquí
El resto de la serie de Verifactu
Si todavía estás decidiendo a qué te cambias, sigue por la comparativa de software de facturación adaptado a Verifactu, con los precios comprobados y lo que limita cada plan. Y si lo que te falta es el contexto de la norma, está en la guía principal de Verifactu.
Para elegir
Comparativa de software con Verifactu
Seis opciones con precios comprobados y lo que limita de verdad cada plan de entrada.
Guía principal
Verifactu y tu software de facturación
Qué obliga el reglamento, declaración responsable y qué hacer si tu programa no cumple.
Antes de nada
A quién obliga y quién queda fuera
Caso por caso: sociedades, autónomos, SII, territorios forales y Canarias.
Para comprobar
Checklist de cumplimiento
Diez bloques para verificar punto por punto si el sistema que elijas cumple.
Toda la información oficial está en la página de Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU de la sede de la AEAT.
Revisamos tu salida gratis
¿Te da miedo que migrar
se convierta en un marrón?
Es un miedo razonable, y además acertado: lo que duele de un cambio de programa no es la tarifa nueva, es el histórico que no sale entero, la numeración que se rompe y el mes que pierde tu equipo. Miramos gratis cómo se sale del sistema que usas hoy, qué exporta de verdad y qué se quedaría dentro, y te decimos si te conviene cambiar o quedarte donde estás.
Si de la revisión sale que hay que construir algo, lo hacemos mejor y más barato que la media porque usamos IA de vanguardia para agilizar el desarrollo y mejorar la calidad del código: se llega antes y hay mucho menos que repetir por el camino.
Si prefieres escribir, dinos en el formulario qué programa usas hoy y desde qué año guardas facturas en él. Con esos dos datos ya te podemos adelantar si tu histórico sale entero o no.