Software para logística y transporte que sigue la mercancía desde la entrada hasta la firma de la entrega

La cadena real de una empresa de logística es una sucesión de manos: llega el camión del proveedor, alguien descarga, alguien ubica, alguien prepara un pedido, alguien lo embala, alguien lo carga y alguien lo entrega. Cada una de esas manos genera un dato, y el problema clásico es que ese dato se apunta en un sitio distinto cada vez. La entrada en un albarán de papel, la ubicación en la cabeza del mozo veterano, la preparación en una hoja impresa y la entrega en un albarán firmado que viaja de vuelta en la furgoneta.

Un sistema hecho a medida no cambia el trabajo físico, cambia el momento en que se registra. La entrada de mercancía se confirma leyendo el albarán del proveedor contra el pedido de compra, con su lote y su caducidad si el producto los lleva. La ubicación se confirma leyendo la etiqueta de la estantería. El picking se confirma leyendo la referencia. Y la entrega se confirma con la firma en la pantalla del móvil del conductor. Nadie apunta nada dos veces, y el inventario deja de ser una foto de hace tres semanas.

Sobre esa base aparece lo que de verdad interesa a dirección: la trazabilidad y el coste. La trazabilidad permite responder en un minuto a un cliente que pregunta por su envío, y también a una reclamación de calidad que exige saber qué lote se sirvió a quién. El coste permite dejar de mirar solo la facturación de cada ruta y empezar a mirar su margen, con combustible, horas del conductor, peajes, mantenimiento y amortización repartidos donde toca.

La última pieza es la conexión con el exterior. Casi ninguna empresa reparte todo por su cuenta: hay envíos propios y envíos que se entregan a una agencia. Que el sistema grabe el envío en la agencia, imprima su etiqueta, recupere el estado del seguimiento y guarde la prueba de entrega evita el trabajo más ingrato de todos, que es entrar cada mañana a tres portales distintos a consultar qué ha pasado con los envíos de ayer.

• Entrada leída contra el pedido de compra
• Ubicaciones y lotes confirmados con lector
• Picking guiado y sin listas de papel
• Firma de entrega en el móvil del conductor
• Coste real por ruta y por vehículo
• Seguimiento de agencias en una sola pantalla

Preguntar cuánto factura una ruta es fácil. Preguntar cuánto cuesta es donde empieza el silencio incómodo. El coste de una ruta se compone de cosas que llegan por caminos distintos y en momentos distintos: el combustible que aparece en la factura de la tarjeta a fin de mes, las horas del conductor que salen de su parte, los peajes, el mantenimiento del vehículo, los neumáticos y la parte proporcional del seguro y de la amortización.

Cuando cada uno de esos conceptos se imputa al vehículo y a la ruta en el momento en que se conoce, la cuenta sale sola. Y entonces se puede hacer la pregunta importante, que es qué clientes y qué zonas dejan margen y cuáles se están sirviendo por debajo de coste. Casi siempre hay una sorpresa, y casi siempre está en el reparto capilar de última hora o en el cliente antiguo al que nunca se le ha revisado la tarifa.

La facturación es la otra cara. El porte se factura por peso, por volumen, por bulto, por kilómetro, por parada o por una combinación, y encima van los suplidos, los reexpedidos, las esperas en muelle, las entregas con ayuda y las tarifas especiales pactadas con cada cliente. Ese cuadro de tarifas es de las cosas más difíciles de encajar en un programa de catálogo, y es una de las razones más habituales para pasarse a un desarrollo propio.

Con las tarifas dentro del sistema, la factura de fin de mes se genera desde las entregas realmente hechas, no desde una hoja que alguien mantiene aparte. Y las esperas, los retornos y los servicios extra dejan de perderse, que es la vía de fuga de ingresos más silenciosa que tiene el sector.

• Combustible, horas y peajes imputados al vehículo
• Margen real por ruta, cliente y zona
• Tarifas por peso, volumen, bulto o parada
• Esperas, retornos y suplidos facturados
• Factura mensual desde entregas reales
• Revisión de tarifas con datos, no por intuición