Software para restaurantes y hoteles que pone número al coste y al margen de cada plato

Conviene aclararlo antes de nada: no venimos a cambiar el TPV. El terminal de punto de venta hace bien su trabajo, el personal de sala lo tiene aprendido y cambiarlo en plena temporada es un riesgo que ningún negocio necesita. Lo que falta casi siempre no está en la sala, está detrás: la capa de gestión y de datos que convierte lo que vende el TPV en información de coste, de margen y de compra.

Esa capa empieza por el escandallo. Cada plato tiene su ficha técnica con los ingredientes, las cantidades netas, las mermas de limpieza y cocción y las elaboraciones intermedias que lleva. Cuando esa ficha existe y los precios de compra están al día, el coste del plato se calcula solo y se actualiza solo cada vez que un proveedor sube una referencia. A partir de ahí, la carta deja de fijarse por intuición o por lo que cobra el de enfrente.

El segundo paso es cruzar escandallos con ventas. Si el TPV dice que se han vendido cien platos y la ficha dice cuánto producto lleva cada uno, el sistema calcula el consumo teórico del periodo. Comparado con el consumo real que sale del inventario, aparece la desviación, y esa desviación es lo que se está perdiendo por el camino en merma, en raciones descontroladas o en producto que sale sin registrar.

El tercer paso es la compra. Con el consumo real medido, el pedido a proveedor deja de hacerse a ojo. Se sabe qué rota, qué se queda parado en cámara, qué referencia ha subido de precio y qué proveedor está más caro en cada familia. Y con varios locales, todo eso se compara con los mismos criterios en lugar de con la impresión del encargado de cada sitio.

• Ficha técnica y escandallo por plato
• Precio de compra vigente por proveedor
• Consumo teórico frente a consumo real
• Desviación de merma medida, no estimada
• Compras desde la rotación real
• Mismos criterios en todos los locales

El sistema vive rodeado de programas que ya funcionan y que no hay que tocar. El TPV cobra y comanda. El motor de reservas recibe peticiones de la web, del teléfono y de los portales. La contabilidad lleva la parte fiscal. Nuestro trabajo es ponerse en medio y hacer que esos datos se junten en un solo sitio, no pedirle al negocio que cambie tres herramientas a la vez.

Con el TPV, la conexión típica es leer las ventas por artículo, mesa, turno y forma de pago. Con eso ya se puede calcular el consumo teórico, el margen por familia y la venta media por comensal. La vía técnica depende del fabricante y hay diferencias grandes entre unos y otros, así que revisamos su documentación antes de comprometer plazo, en lugar de prometer una integración que luego se atasca.

Con los canales de reserva pasa algo parecido. Interesa que las reservas de la web, de los portales y del teléfono lleguen al mismo calendario, porque cuando cada canal vive aparte llegan los solapes y las mesas vacías reservadas dos veces. Y unificar las reservas es también la única forma de tener una ficha de cliente real, con su histórico de visitas y sus preferencias.

Cuando hay varios establecimientos, el sistema añade una capa por encima. Cada local trabaja con su carta y sus proveedores, y la dirección ve una comparativa con los mismos indicadores para todos: coste de materia prima sobre venta, coste de personal sobre venta, ticket medio, ocupación por turno y margen por familia. Esa tabla comparativa suele ser el motivo por el que un grupo se decide a montar el sistema.

• El TPV se queda, se conecta
• Ventas por artículo, turno y forma de pago
• Reservas de todos los canales en un calendario
• Ficha de cliente con histórico de visitas
• Comparativa entre locales con los mismos criterios
• Traspaso a contabilidad sin volver a teclear